3 goede redenen om je leven te organiseren

Onrealistische planning

In deze blogpost wil ik met jou het belang van een goede organisatie bekijken. Ik heb er zelf veel plezier in om planningen en lijstjes te maken, maar ik ben er niet altijd heel succesvol in geweest. Het grootste probleem is dat mijn planningen niet zo realistisch waren en daar heb ik veel in moeten groeien. Het loont echter om er energie in te investeren. Je zal hieronder enkele verschillende niveaus van planningen en mijn drie belangrijkste redenen voor een goede agenda lezen.

Verschillende soorten planningen

Eerst wil ik enkele verschillende planningen bekijken. Het is een goed idee om ze allemaal bij te houden en schrik niet, want het is veel minder werk dan het op het eerste gezicht lijkt. Ze hebben verschillende doelen en vullen elkaar aan.

1) De dagelijkse planning

Deze planning maak je dagelijks, zoals de titel het zegt. Je kan ze op verschillende manieren maken. Veel mensen hebben al een agenda op hun smartphone. Het zit standaard op veel smartphones en je kan die vaak ook synchroniseren met de agenda’s van andere personen (partner of collega’s). Het spaart veel tijd uit om zo afspraken vast te leggen. Echter, niet iedereen houdt ervan om digitaal agenda’s bij te houden. Ik heb het een tijdje gedaan, maar ben er na een jaar van afgestapt. Het tactiele aspect van papier en een balpen verbindt me meer met de taken die ik wil uitvoeren en ik zal ze dan ook sneller afwerken.

Momenteel werk ik met kleine stukjes papier waarop ik elke dag een overzichtje schrijf. Het liefst gebruik ik gekleurd papier (naar het schijnt zou dat de concentratie helpen). Ik neem een A4 die ik in vier plooi en daarna scheur. Daar kan ik een week mee weg (acht zijden, hé :p ) Afhankelijk van mijn humeur gebruik ik een ander “opsom-symbool”: bolletjes, vierkantjes of streepjes. Na elke uitgevoerde taak doorstreep ik die of kleur ik het bolletje of vierkantje. De keuze van je opsom-symbool is niet zo relevant. Het hangt af van jouw voorkeur.

Op sommige dagen schrijf ik alle taken, ongeacht het moment waarop ik die zal doen, en op andere noteer ik alles chronologisch (met of zonder een uur erbij). Vooral in het weekend werk ik zonder uur, omdat mijn taken dan zowel op zaterdag of zondag uitgevoerd kunnen worden.

Er zijn nog veel andere manieren om lijstjes en dagelijkse planningen te maken. Kijk maar hieronder.

Deze vorm gebruik ik als ik een beetje extra motivatie nodig heb. Dan kan ik kanjers van kruisen tekenen na elk afgewerkt punt, of ik kleur het in. (Lekker agressief, héhé) Ik heb ook een tijdje naast elke taak een sticker geplakt. Je kan wel begrijpen dat ik op die dagen een extra duwtje in de rug nodig had. Ik ben bij mijn studenten gekend als de stickerfanaat, als ze goede testjes hebben afgelegd, deel ik er ook aan hen uit. Je kan het al raden, bij volwassenen hebben stickers evenveel een motiverend effect als bij kinderen. In veel winkels kan je leuke stickers voor een acceptabele prijs vinden, dus houd je ogen goed open!

Maar je kan ook soms iets meer uitgeven aan een mooi stickervel. Het moeten niet altijd dikke boeken vol Avengersstickers zijn. Dat zijn spotgoedkope motivatieboeken voor kinderen waar er zo’n 1000 leuke stickers in zitten, maar het zijn wel vaak dezelfde.

De tijdsgebonden dagplanning gebruik ik op werkdagen waarop ik niet te veel tijd mag verliezen. Soms heb ik de neiging om afgeleid te geraken. Als je ziet wat je binnen het uur of binnen de twee uur wil afwerken, dan zal je doordoen om dat klaar te krijgen. De tijd om te niksen is ingepland en je weet dat je beloning binnen handbereik is.

2) De wekelijkse en maandelijkse planning

De volgende drie planningen zijn er om te kunnen functioneren in de maatschappij en om een sociaal leven te onderhouden. We kunnen er niet aan onderuit, onze weken zijn opgedeeld in zeven dagen, waarvan we worden verwacht er vijf te werken en twee vrij te zijn (al kan dat bij sommige personen wel wat verschillen). Aangezien de meesten onder ons niet zomaar alles zelf kunnen kiezen, houden we dat het best bij… Hetzelfde met de maandelijkse planning. Zo veel activiteiten zijn volgens de maanden van het jaar gestructureerd en je moet het gewoon bijhouden, er is geen ontkomen aan.

Ook voor de wekelijkse en maandelijkse planning kan je met een elektronische agenda werken, maar een papieren is ook nog steeds erg populair. Rond elke jaarwisseling kan je duizenden verschillende papieren agenda’s kopen en online kan je er ook met je eigen foto’s en vormgeving laten maken om die per post op te sturen. Ik werk sinds drie jaar met een bullet journal voor mijn wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse planning.

Een bullet journal is een agenda die je zelf maakt met een blanco schrift (vaak met bolletjes in plaats van gelijnd of geruit papier). Het is fijn om creatief met je agenda bezig te zijn. Je kan een bullet journal heel minimalistisch of omgekeerd heel maximalistisch maken. Het kan vooral op schrijven of vooral op tekenen en schilderen gefocust zijn. Er zijn online zoooo veel mooie voorbeelden te vinden! ❤

Pas wel op met alle inspiratie die je online kan vinden (Pinterest, Instagram, blogs speciaal over bullet journals), want het kan demotiverend werken om naar al die fantastische voorbeelden te kijken als je zelf niet zo’n wonderlijke tekenaar bent. Zoek wat bij je persoonlijkheid past en laat je niet door anderen intimideren. Een bullet journal is heel persoonlijk. Ik hou het sinds augustus van 2019 bij een minimalistische versie met veel kleurtjes en hier en daar een beetje washitape om het op te vrolijken.

3) De jaarlijkse planning

Vooruit denken, voor de ene persoon is het onmogelijk, omdat die niet verder dan drie dagen kan kijken en voor de ander staat de jaarplanning na een week in het nieuwe jaar al vol. Door een jaarlijks overzicht te maken, heb je snel een blik op de activiteiten die er aan komen. Het bekendste voorbeeld is voor mij de mementokalender, die ik van kleinsaf bij mijn ouders en grootouders zag hangen. Het is in mijn ogen pure efficiëntie (die ik nu nog niet wil, waarschijnlijk bij gebrek aan een groot gezin)!

Vaak hangt de mementokalender centraal in huis, of dicht bij de vaste telefoon (als je die nog hebt!!). Aan de ene kant heb je een direct overzicht van de eerste helft van het jaar en aan de andere kant staat de rest. In mijn kleine woning vind ik het niet zo praktisch, omdat het heel wat ruimte inneemt en ik wil niet dat iedereen die passeert in mijn agenda kan meekijken.

Toch raad ik aan om ergens een jaarlijkse planning te maken, omdat je zo ook je doelen in de tijd kan situeren. Bij mij is dat dus in mijn bullet journal, maar ook in het Yearcompass (meer hierover in deze blogpost). Je kan ook een A4’tje nemen, in 6 plooien en daar voor elke maand de belangrijkste punten op noteren. Dat kan je dan in je bureau uithangen of subtiel in je handtas wegstoppen.

4) De vijfjaarlijkse planning

De laatste planning is de vijfjaarlijkse planning. Vijf jaar is een willekeurig getal, je kan ook iets langer nemen, maar het is een goede richtlijn. Je kan deze planning zeker fysiek opschrijven, maar ze alleen in je hoofd houden, bij wijze van denkoefening kan ook. Nu, als je het opschrijft of typt, dan zal je wel sneller de gaten in je planning kunnen waarnemen.

Waarom is deze belangrijk? De toekomst is natuurlijk een geheim, we weten niet of er snel een nieuwe economische crisis komt of misschien breidt je gezin wel uit, win je de lotto of heb je grote tegenslagen die je leven grondig in de war brengen. Toch is het goed om stil te staan bij je plannen voor de volgende vijf jaar (en later!). Grote doelen splits je in stukjes op en realiseer je beetje bij beetje, maar doelgericht!

Een groot doel kan het afbetalen van een hypothecaire lening zijn. Bijvoorbeeld: je hebt een lening op 25 jaar. Als je dat in één geheel bekijkt, dan kan dat gemakkelijk als een heel abstract iets overkomen. Deel je het op in stukjes per vijf jaar, dan is dat al veel grijpbaarder.

Met kinderen is het een beetje hetzelfde, al kan ik nu niet uit ervaring spreken. Na ongeveer elke vijf jaar komen ze in een nieuw levensstadium. Denk maar, de eerste vijf/zes jaar is er de crèche en de kleuterschool, daarna is er zes jaar lager onderwijs, dan het secundair en dan misschien vier à vijf jaar hoger onderwijs. En dan beginnen ze zelf misschien ook aan kinderen. Waar zou jij willen staan als jouw nageslacht in die of die fase zit?

Drie goede redenen om een goede agenda bij te houden

1) Niets meer vergeten

Het is gedaan met afspraken en vergaderingen vergeten! Je wordt ook productiever! Sinds je alles in je agenda noteert, ben je altijd op de hoogte van wat er op het werk staat te gebeuren. Voor de verjaardagen van de belangrijke personen in jouw omgeving moet je ook niet meer vol schaamte naar Facebook gluren om dan te proberen op een nonchalante manier “een vrolijke verjaardag” te wensen.

En je zal natuurlijk ook geen kwade collega’s meer aan je bureau hebben die je vragen waar je die voormiddag was (terwijl jij van je flexibele werkuren gebruikmaakte om snel wat boodschappen te doen).

2) Gedaan met dubbele boekingen

Als je geen agenda bijhoudt, heb je al snel eens een dubbele boeking. Toegezegd voor twee verjaardagsfeestjes op dezelfde avond? Een koffiekransje in de namiddag en een half uur later nog een meeting die je was vergeten? Dat is verleden tijd. Je ziet het natuurlijk direct als er al iets ingepland staat. Zo kom je niet meer in verlegenheid als je weer eens iemand moet afzeggen en teleurstellen.

3) Tijd voor jezelf inplannen

En dit is het belangrijkste! Je zal tijd voor jezelf kunnen inplannen. Terwijl de wereld zot draait en maar rent en rent, zit jij op je gemak in de zetel, want alles wat je hebt moeten doen is gedaan (of staat voor de volgende dag ingepland, waarom niet?). Een lekker, smeuïge chocomelk met een dekentje over je benen getrokken in de winter of een verfrissende cocktail op een terrasje in de zomer, wat kan een mens meer wensen? Met een goede agenda zie je direct waar je tijd kan vrijmaken voor jezelf om te genieten van het leven dat van jou en alleen maar van jou is.

Mindset

Om af te sluiten, moet je weten dat het nodig is om in een goede organisatie te groeien. Sommige personen hebben er aanleg voor, anderen zullen veel verschillende vormen moeten uittesten voor ze vinden wat hen het best ligt. Het is ook belangrijk om het nut ervan in te zien om het te kunnen volhouden. Iedereen kan een tijdje een werkagenda bijhouden om zijn werkgever een plezier te doen, maar als je niet beseft waarom het nodig is, dan zal je dat heel gauw onderaan je prioriteitenlijst zetten. Hetzelfde met je persoonlijke agenda. Zoek actief naar de specifieke voordelen van een agenda voor jou en het zal al een pak eenvoudiger zijn om ermee door te gaan.

Welke agenda gebruik jij? Wat motiveert jou om een agenda bij te houden? Noteer jij langetermijnplannen? Vertel het in een reactie!

Je bent waarschijnlijk ook geïnteresseerd in het volhouden van jouw jaarlijkse voornemens. Mis daarom niet deze blogpost! Goede voornemens en tips